E-arkisto on luettelo tai tietokanta, jossa kaikki tietyn alueen tiedot on tallennettu digitaalisesti sen sijaan, että ne olisi tallennettu fyysisiin kansioihin, asiakirjojen keräilijöihin ja arkistokaappeihin. Yksinkertaisimmillaan digitaalinen arkisto voi olla tietokoneella oleva kansio, mutta se voi hyötyä myös suojatuista palvelimista ja helppokäyttöisestä käyttöliittymästä, jossa on selkeästi merkittyjä hakemistoja ja tiedostoja.
Digitaalisessa arkistossa kaikki asiakirjat voidaan merkitä tarvittavilla tiedoilla, jotta niistä voidaan tehdä jälkikäteen haettavissa olevia, jolloin voit helposti löytää kaikki tietyn tiedoston asiakirjat tai kaiken tietyn ajanjakson aineiston.
Kaikille yrityksille, jotka työskentelevät fyysisten asiakirjojen ja paperin kanssa, digitalisointi merkitsee suurta muutosta työskentelytavoissa, mutta se tarkoittaa myös materiaalien ja tietojen turvaamista tulevaisuutta varten sekä työn sujuvoittamista ja yksinkertaistamista pitkällä aikavälillä. Lue lisää digitalisointia ja sen hyötyjä käsittelevästä artikkelistamme.
Ensimmäinen askel digitaalisen arkiston perustamisessa on digitoida olemassa olevat lomakkeet ja asiakirjat, jotta niistä voidaan tehdä hakukelpoisia ja indeksoitavia. Lue lisää artikkelistamme digitaalisten lomakkeiden luomisesta, jotta niitä olisi helpompi hallita ja säilyttää digitaalisessa arkistossa.
Jotta uusia sopimuksia ja asiakirjoja voidaan tehostaa ja varmistaa, että ne on digitoitu, ne voidaan allekirjoittaa digitaalisesti BankID-tunnisteella tai muulla sähköisellä tunnisteella. Digitaalisia allekirjoituksia ja sähköisiä allekirjoituksia koskevan palvelumme Assently E-Sign avulla kaikki asiakirjat on helppo tallentaa digitaaliseen arkistoomme, Web Officeen. Digitaalinen arkisto kokoaa kaikki allekirjoitukset ja asiakirjat yhteen paikkaan, ja sen avulla on helppo etsiä ja seurata tapauksia jälkikäteen.
Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää siitä, miten Assently:n palvelut voivat auttaa sinua digitaalisten arkistojen ja sähköisten allekirjoitusten parissa?
