Så fungerar webbkontoret

Från webbkontoret kan du skapa nya ärenden, följa pågående ärenden och söka bland undertecknade ärenden.

Skapa ett nytt ärende

Ett nytt ärende skapas på nolltid. Välj antingen att utgå från en mall eller skapa ett nytt ärende.

  • Välj den eller de handlingar som ska skrivas under.
  • Välj de metoder för underskrift du vill tillåta.
  • Ange namn och e-postadresser till de parter som ska skriva under.

Ett antal ytterligare inställningsmöjligheter finns, t.ex. för signeringsordning.

Ser allt bra ut? Klicka på ”Skicka för undertecknande”.
Ett e-postmeddelande och länk och instruktioner skickas då till alla som ska skriva under.

Du kan på webbkontoret följa ärendet och skicka påminnelser vid behov.

För den som skriver under

Den som blivit ombedd att skriva under behöver bara göra just det – skriva under. Inget krångel här – de får ett mejl med instruktioner samt en länk. 

Dokumentet kan öppnas och granskas i alla moderna webbläsare på alla enheter (surfplatta, mobil eller dator). För att säkerställa att dokument är i samma version som partnerna överenskommit, finns en funktion som hjälper den som ombeds signera att jämföra det skickade dokumentet med en sparad version. 

Genom att klicka på ”Skriv under”, så initieras processen med e-legitimation, pekskärms- eller SMS-underskrift beroende på tillåtna metoder för ärendet.

Den underskrivna handlingen och kvittot


När alla parter skrivit under, får alla ett mejl med en länk till det signerade handlingen samt kvitto. Dokumentet har längst ner på varje sida ett fingeravtryck i form av en unik kod.

Det bifogade kvittot innehåller information om ärendet och om hur man går tillväga för att verifiera dess äkthet.

Verifiera äktheten

En handling som undertecknats via tjänsten går alltid att verifiera i ett senare skede.

För att verifiera kan du antingen ladda upp det undertecknade dokumentet, eller manuellt skriva in fingeravtrycket. Kvittosidan har även en QR-kod som du kan scanna för att verifiera.

Följ pågående ärenden

Du har full kontroll över alla pågående ärenden. Skicka påminnelser i de fall inte alla parter skrivit under eller återkalla ärenden som inte längre är aktuella.


Samarbeta

Webbkontoret har stöd för flera användare, så kallade handläggare. Du och dina kollegor kan arbeta tillsammans och hjälpa varandra att följa upp varandras ärenden.

Specialfunktioner

Mallar


Skapa mallar för de dokument och processer du oftast använder. Aktivera webbautomation på dina blanketter för att få en publik länk som du kan publicera på din webbplats eller inkluderas i ett mejl. För ifyllbara blanketter lagras all ifylld data på ett strukturerat sätt och kan laddas ner som en Excel-fil för vidare bearbetning.

Stämpelunderskrift

I de fall en part ska skriva under en stor mängd avtal, finns det stöd för att granska flera ärenden samtidigt, och efter granskning med en enda underskrift skriva under alla handlingar.

Kioskläge

I många fall skapas ett avtal på en dator bakom en disk. För att göra det möjligt för kunden att granska och underteckna avtalet utan att skriva ut det, har vi tagit fram en lösning som vi kallar kioskläge. Kunden granskar och undertecknar på en surfplatta.

ID-kontroll

I många fall behöver säljpersonal ta en kopia på ID-handling för att genomföra en identitetskontroll. Med funktionen ID-kontroll kan ni göra hela processen elektroniskt.

E-leverans

Denna funktion har utvecklats för att bifoga filer till ett ärende, som automatiskt blir tillgängliga efter att ärendet undertecknats. Ett vanligt användnignsområde är att ett sekretessavtal eller NDA behöver undertecknas innan känslig information görs tillgänglig.