Digitala blanketter – på riktigt

2021-05-20

Dela i sociala medier

Digitala blanketter – på riktigt

Rationalisering handlar om att spara pengar och det är därför rimligt att först lägga fokus där det finns mest pengar att spara. Det gäller förstås även blanketter: Samma resonemang har styrt digitaliseringen av signerade dokument och utvecklingen av e-blanketter – fokus har legat på de stora värdena.

Till vardags är det fortfarande mer regel än undantag att vi skriver under en blankett med penna, trots väl utvecklade digitala lösningar och plattformar. Slutsatsen är att det ännu återstår oräkneliga dokument och blanketter som kan digitaliseras och signeras digitalt. Ett exempel är skolor, som fortsätter skicka hem blanketter för föräldrarna att skriva under, trots att skolorna i regel har väl utbyggda webbplattformar som alla inblandade använder.

Redan ett första steg mot digitala blanketter – att erbjuda ifyllbara PDF-blanketter att skriva ut – är ett sätt att göra hanteringen effektivare. Men hur ”digital” är en blankett egentligen, om den först skrivs ut för att sedan skannas in igen efter ifyllnad och underskrift? Även om fakturaskanning idag verkar omodernt är det fortfarande en jätteverksamhet. Du behöver inte vara expert för att inse att det kan göras enklare.

E-blanketter och formulär – vad ska vi digitalisera?

Det är förstås klokt att ta hjälp av experter när ni ska bygga lösningar för digital dokumenthantering, men det blir sällan bra om verksamhetens personal står vid sidan av. De behöver engageras för att se var problemen och potentialen finns. Medarbetarna kan själva svara på frågor som: vilka blanketter kan vi digitalisera? I vilken ordning ska vi göra det?

Här är några råd och frågor som hjälper er att hitta potentiellt digitala blanketter och att prioritera rätt i arbetet med digitalisering och vägen mot e-blanketter:

  • Sök igenom intranätet efter Word- och PDF-filer som är avsedda att fyllas i och skickas vidare.
  • Ta reda på vilka dokument som skannas in. Varje gång du skannar in en blankett för att kunna mejla den vidare har du att göra med en potentiell digital blankett.
  • Kartlägg organisationen och vilka formulär som olika avdelningar använde Vilka är fortfarande på papper?
  • Var har ni problem med dålig kvalitet och fel på inkommande data? En stor vinst med elektroniska blanketter ligger i att det blir svårare att göra fel. Med enkla kontroller i smarta formulär förebygger ni potentiellt kostsamma skrivfel.
  • Vilka dokument sparar ni i pappersarkiv? Att spårbarhet, sökmöjligheter och arkivering underlättas är avgörande fördelar med digitala blanketter. I ett digitaliseringsprojekt är det därför naturligt att prioritera dokument som inte är av engångstyp utan faktiskt behöver sparas.
  • Vilka brister finns hos de pappersblanketter ni använder idag? Digitala blanketter erbjuder många fler funktioner och bättre möjligheter, till exempel när det gäller bilder, signering och positionering via GPS.
  • Har ni blanketter där mycket information behöver fyllas i flera gånger? Elektroniska malldokument kan spara mycket tid. Data som återkommer behöver bara skrivas in en gång.
  • Matar ni in handskrivna uppgifter från papper i era system? Digitala blanketter kan integreras med olika applikationer och verksamhetssystem. Det möjliggör automatisering av många tidigare manuella rutiner.
  • Har ni pappersblanketter som är svåra att använda? Det kan exempelvis vara svårt att veta vilka fält som kan lämnas tomma. Digitala blanketter är mer anpassningsbara. Det går snabbt att skapa och skräddarsy formulär för särskilda och tillfälliga behov.
  • Riskerar ni att blanketter med viktiga data försvinner? En ifylld pappersblankett existerar i ett unikt exemplar vilket gör den sårbar. En digital blankett blir mindre sårbar då den sparas, säkerhetskopieras och inte bara kan tappas bort.

Digital signering för effektiv hantering

Vi på Assently möter ofta organisationer som redan har en väl utvecklad IT-miljö, men som saknar en avgörande komponent i sitt digitala dokumentflöde: möjligheten till digital signering. Med våra tjänster kan vi visa att det är ett hinder som är förvånande enkelt att övervinna – för vilket företag, skolor eller andra verksamheter som helst.

Vill du veta hur Assently kan hjälpa din verksamhet med digital signering och e-identifiering?

Blogg

2021-11-29 Blogg
5 fördelar med digital avtalshantering

Vi listar fem fördelar med digital avtalshantering hos Assently. Det är på många sätt tidskrävande och ineffektivt med fysisk avtalshantering. Läs mer om fördelarna med digitalisering här!

2021-10-25 Blogg
Digitalisering

Vad innebär digitalisering och vilka fördelar finns med digital dokumenthantering? Hur kan Assently hjälpa er att framtidssäkra er verksamhet? I denna artikel går vi igenom allt som har med digitalisering att göra!

2021-10-12 Blogg
Digital dokumenthantering

Effektiv dokumenthantering är viktigt i alla verksamheter. Vi går igenom hur Assentlys lösningar kan hjälpa er med digital dokumenthantering och signering av e-dokument.

2021-05-11 Blogg
Framtidens digitala ID: Frågan om vem blir viktigare än hur

Digital identitet blir i allt högre grad en samhällsfråga, i centrum för den fortsatta digitaliseringen. Vi vill ha snabba och bekväma sätt att genomföra digitala transaktioner och komma åt tjänster på nätet, men vill samtidigt inte att företag eller staten kan se allt vi gör. Därför kan vi se fram emot nya diskussioner om vem som ska äga och kontrollera digitala identiteter.