Pandemin gav Lunds kommun skjuts i digital signering

2021-03-24

Dela i sociala medier

Pandemin gav Lunds
kommun skjuts i digital
signering

När pandemin slog till och kontorsstolarna i Lunds kommun tömdes fanns redan ett effektivt system för elektronisk signering.

– Detta har varit en stor fördel när medarbetarna arbetar hemma där man kanske saknar skrivare. Användandet har verkligen skjutit i höjden, konstaterar Jonas Wendrup, Objektförvaltare Infrastruktur, IT och digitalisering, på kommunkontoret.

Kommunens arbete med att förbereda för elektroniska underskrifter påbörjades sommaren 2019 med kravställningen som sedan följdes av en avropsöverenskommelse med Assently.

– Då hade vi planerat för en försiktig introduktion under 2020, process för process. Sedan kom pandemin. Då var vi så pass förberedda att alla dörrar kunde öppnas i ett svep. Och hittills har allt gått bra.

I digitaliseringen valde Lunds kommun en annan strategi än många andra kommuner dessförinnan.

– Ofta hade dessa kommuner gjort omfattande kartläggningar av varje process och vad som skulle krävas. Sedan vände man sig till olika leverantörer med sina krav vilket oftast blev kostsamt. Vi gjorde annorlunda och valde att titta på vilka olika typer av generella flöden vi kunde se behov av. Vi berättade sen för Assently vilka våra tekniska förutsättningar var och lät dem ta oss i hand. Vi kände oss trygga med att de lagliga reglerna redan fanns på plats. Då gick det lätt.

Mängder med handlingar som ska signeras

I en kommun av Lunds storlek – landets tolfte största med en befolkning på 126 000 – ska mängder med handlingar signeras. Det kan vara allt från justering av nämndprotokoll och leverantörsavtal till arrendeavtal för kolonilotter.

Det finns olika säkerhetsnivåer för dokument som behöver signeras, vilket kan göras via SMS, pekskärm eller BankID. Alla dessa är juridiskt godtagbara. Det finns vissa områden där det är mycket känsliga sekretesskyddade ärenden, där identifiering krävs innan dokumentet ens visas upp för underskrift.  

– När jag började arbeta här 2019 fick jag intrycket att det fanns en otrolig skjuts i digitaliseringen inom kommunen. Det finns en djup förståelse för behovet bland alla politiker, tjänstemän och inom förvaltningsledningarna. Den gamla rädslan som en gång i tiden fanns att detta skulle minska antal jobb hade försvunnit. Tvärtom inser de att digitaliseringen är nödvändig för att möta ökade behov med samma mängd pengar. Digital signering via Assently i stället för fysiska underskrifter är ett sätt för oss att minska kostnader och ledtid.

Hela processkedjan automatiserad

Olika förvaltningar har gått i lite takt men en av de förvaltningar som gått i spetsen är Barn- och Skolförvaltningen. Förvaltningen har bland annat börjat använda elektroniska signaturer för elever som går i skolan i Lund men bor i andra kommuner. Och här handlar det inte bara om signaturer utan hela processkedjan har automatiserats.

– Varje vecka får vi frågor om vi kan ersätta fysiska signaturer med elektroniska. Och oftast är det möjligt direkt utom i de fall där detta enligt gammal formalia måste ske fysiskt. I de fallen måste formalian ändras först. Med hemmakontoren har processen verkligen kunnat snabbas upp. Nu är detta etablerat och kommer att bli vår verklighet framöver.

Vill du veta hur Assently kan hjälpa din verksamhet?

 

Boka demo

Blogg

2021-11-29 Blogg
5 fördelar med digital avtalshantering

Vi listar fem fördelar med digital avtalshantering hos Assently. Det är på många sätt tidskrävande och ineffektivt med fysisk avtalshantering. Läs mer om fördelarna med digitalisering här!

2021-10-25 Blogg
Digitalisering

Vad innebär digitalisering och vilka fördelar finns med digital dokumenthantering? Hur kan Assently hjälpa er att framtidssäkra er verksamhet? I denna artikel går vi igenom allt som har med digitalisering att göra!

2021-10-12 Blogg
Digital dokumenthantering

Effektiv dokumenthantering är viktigt i alla verksamheter. Vi går igenom hur Assentlys lösningar kan hjälpa er med digital dokumenthantering och signering av e-dokument.

2021-05-20 Blogg
Digitala blanketter – på riktigt

Vi bjuder på några råd och frågor som hjälper er att hitta de mest lämpliga blanketterna och prioritera rätt i arbetet med digitalisering.