E-signering och dokumenthantering för bostadsrättsföreningar

Sedan början av 2017 blev jag stolt suppleant i min bostadsrättsförenings styrelse, ett ansvar som jag tar på största allvar.

Som många andra före mig, har jag nu börjat se en svaghet i bostadsrättsstyrelser, den svagheten är långtidsminnet. Det tar inte många år innan man tappat viss information, t.ex. vad som sagts på olika granskningar. Den mest rimliga förklaringen till detta problem är att man byter styrelse relativt ofta. För er som inte har så mycket erfarenhet av styrelsearbeten, kan jag berätta att det inte är helt ovanligt med att sittande ledamöter byts ut relativt frekvent. Varje person sitter inte på sin position superlänge, det är ju trots allt ideellt arbete.

Självklart finns det positiva effekter som följer när man byter styrelse då coh då. Bl.a. får man in nya färska ögon och ny enerig. Däremot finns en klar nedsida, styrelsens minne förkortas varje gång någon byts ut. Eftersom att minnet är kort, är det desto viktigare att man har bra koll på dokument och hur man ska förvara dessa. I vår styrelse tycker jag att vår ordförande jämt och ständigt jobbar med att leta reda på underlag i gamla dokument. I denna kamp mot minne och mandatperioder tror inte jag att vi är ensamma.

För mig är detta ett problem som bara måste gå att lösa! Jag förstår självklart att det kan vara svårt för en förening med åtta styrelsemedlemmar att sätta en ny struktur för dokumentation som inte bara ska fungera för den sittande styrelsen, utan också kommande styrelser.

Nu har vi vågat ta klivet in i processen för att sätta struktur på dokumenthanteringen! Vi valde så klart att implementera Assently E-Sign hos oss och numer skickar vi ALLA dokument som ska signeras via Assentlys webbkontor och vi både slippa oroa oss för att vi tappar bort några viktiga dokument. Det är inte bara nya dokument som kommer arkiveras i webbhotellet, för att förenkla för kommande styrelser har vi valt att också arkivera gamla dokument digitalt. Något som sker allteftersom när vi behöver leta reda på något.

Assently Webbkontor

Nästa steg för oss är att arkivera historiska dokument och digitalisera dessa, så att när vi är klara kommer alla dokument gå att hitta i webbkontoret.

Om du vill läsa mer om Assently E-Sign, klicka här!