Författare-arkiv: David Andersen

E-signering och dokumenthantering för bostadsrättsföreningar

Sedan början av 2017 blev jag stolt suppleant i min bostadsrättsförenings styrelse, ett ansvar som jag tar på största allvar.

Som många andra före mig, har jag nu börjat se en svaghet i bostadsrättsstyrelser, den svagheten är långtidsminnet. Det tar inte många år innan man tappat viss information, t.ex. vad som sagts på olika granskningar. Den mest rimliga förklaringen till detta problem är att man byter styrelse relativt ofta. För er som inte har så mycket erfarenhet av styrelsearbeten, kan jag berätta att det inte är helt ovanligt med att sittande ledamöter byts ut relativt frekvent. Varje person sitter inte på sin position superlänge, det är ju trots allt ideellt arbete.

Självklart finns det positiva effekter som följer när man byter styrelse då coh då. Bl.a. får man in nya färska ögon och ny enerig. Däremot finns en klar nedsida, styrelsens minne förkortas varje gång någon byts ut. Eftersom att minnet är kort, är det desto viktigare att man har bra koll på dokument och hur man ska förvara dessa. I vår styrelse tycker jag att vår ordförande jämt och ständigt jobbar med att leta reda på underlag i gamla dokument. I denna kamp mot minne och mandatperioder tror inte jag att vi är ensamma.

För mig är detta ett problem som bara måste gå att lösa! Jag förstår självklart att det kan vara svårt för en förening med åtta styrelsemedlemmar att sätta en ny struktur för dokumentation som inte bara ska fungera för den sittande styrelsen, utan också kommande styrelser.

Nu har vi vågat ta klivet in i processen för att sätta struktur på dokumenthanteringen! Vi valde så klart att implementera Assently E-Sign hos oss och numer skickar vi ALLA dokument som ska signeras via Assentlys webbkontor och vi både slippa oroa oss för att vi tappar bort några viktiga dokument. Det är inte bara nya dokument som kommer arkiveras i webbhotellet, för att förenkla för kommande styrelser har vi valt att också arkivera gamla dokument digitalt. Något som sker allteftersom när vi behöver leta reda på något.

Assently Webbkontor

Nästa steg för oss är att arkivera historiska dokument och digitalisera dessa, så att när vi är klara kommer alla dokument gå att hitta i webbkontoret.

Om du vill läsa mer om Assently E-Sign, klicka här!

Assently CoreID hjälper Wrapp att expandera!

Om du jobbar i centrala Stockholm vet du, liksom jag, att en lunch enkelt sticker över hundringen. Är du då, som jag, rätt dålig på att ta med matlåda, springer månadskostnaden för luncher lätt iväg. Det får mig att minnas tiden då man klippte ut matkuponger eller hade stämpelkort i plånboken. Tack vare Wrapp är detta härliga fenomen äntligen tillbaka, fast digitalt och automatiserat såklart!

Wrapp har utvecklat en smart belöningsapp – en tjänst som möjliggör för butiker och restauranger att erbjuda sina kunder digitala stämpelkort, eller att kunderna rent av får pengar tillbaka på kontot omgående efter ett köp.  

”Wrapps belöningsapp innebär att användaren kopplar sitt betalkort till sitt Wrapp-konto, när han/hon sedan gör ett köp hos en av våra handlare registreras detta köp och man får Cash-Back direkt med en notis i mobilen.” Viktor Björk, Head of Banks, Cards and Payment Partners på Wrapp.

En utmaning som Wrapp har stött på tidigare var att kunna verifiera användarnas identiteter på ett säkert och tillförlitligt sätt.

”Säkerhetstänket är något som har kommit från att vi samarbetar med många banker, som självklart är extremt måna om att uppgifter berörande deras kunder hålls hemliga och säkra” – säger Viktor Björk.

Vill du veta hur Wrapp har lyckats möta kraven på säkerhet från Banker och andra partners?

Fyll i din mejladress så skickar vi information om hur Assently CoreID fungerar och hur produkten även kan hjälpa er verksamhet! 

 

Publicera era blanketter online

En hemsida är i många fall det första handskaket mellan blivande kund och leverantör. Vikten av att möta besökarnas förväntningar är stor och det är i många fall avgörande för om en besökare stannar kvar på sidan eller inte. Detsamma gäller för de interaktioner som besökaren väntas göra på hemsidan. Vår tjänst webbautomation hjälper våra kunder att publicera digitala PDFer för att underlätta arbetet inom organisationen, såväl som för besökarna.

För våra kunder har tjänsten gjort att de kunnat lägga resurser, som tidigare lagts på administrativt arbete, på annat. Detta tack vare att processen från att kunden fyller i och signerar en blankett till att dokumentet arkiveras i ett relevant system har automatiserats.

Webbautomation

Blanketter som skapats i webbkontoret kan ni enklast dela via en unik länk som genereras. Länken placeras sedan på er hemsida så att besökarna kan klicka in för att fylla i och granska blanketten, för att sedan signera via vår tjänst med touch-, e-legitimation eller SMS-signering. Ni väljer själva vilken metod som ska vara möjlig att signera med.

Web Office Assently

Om ni vill göra processen ännu enklare för besökarna, så kan ni på ett enkelt sätt integrera blanketterna på hemsidan. Detta betyder att besökaren ej behöver lämna hemsidan för att fylla i dokumentet.

Integrera en blankett

En blankett kan integreras på er hemsida på olika sätt, antingen kan ni använda er av den nyckelfärdiga lösningen Webbautomation som beskrivs ovan, eller så använder ni er av en API-integration.

Integrate Assently Form

På detta sätt fyller besökaren i fälten direkt på er hemsida via formulärfält. Informationen skickas i detta fall direkt till vårt system via API, vilket genererar en färdig blankett för signering.

Responsivitet

Självklart är det en responsiv lösning, så att besökare som använder surfplatta eller telefon kan fylla i, granska och signera oavsett typ av enhet.

Webbkontor Assently iPad

 

Vill du veta mer om hur webbautomation fungerar?

Kontakta oss gärna på +46 8 207 040

eller via info@assently.com

Enklare sätt att skriva anställningsavtal

De som känner till oss vet att vi levererar elektroniska signeringslösningar till våra kunder, däremot vet inte alla exakt hur man bäst kan effektivisera alla flöden. HR-avtal är endast ett område som vår lösning används för, och nu tänkte vi tipsa om hur smarta mallar kan hjälpa er att effektivisera HR-flödet.

Avtalsunika val

Oftast finns det något som är annorlunda mellan varje anställningsavtal, någon kanske behöver en bilaga som handlar om viss sekretessbelagd information, en annan kanske ska vara projektanställd. Vår lösning kallad Smarta Mallar tillåter er att sätta upp förbestämda val i webbkontoret som tillsammans bygger upp det avtal som är aktuellt för anställningen.

assently-smarta-mallar-02

Anpassningsbara fält

Förutom att man med Smarta Mallar kan lägga till valmöjligheten att ändra anställningsform, anställningsort, eventuella bilagor eller annat så kan man också göra delar av avtalen anpassningsbara. Till exempel startdatum för anställningen vilket kan visas som en kalender vid interaktion, eller personnummer som kontrollerar så att korrekt format angetts. Även fält som ska återkomma i dokumentet kan anges, till exempel namn eller titel.

assently-smarta-mallar-03

Om du vill tala med någon om vår lösning Smarta Mallar så är ni välkomna att mejla oss på info@assently.com.

E-Signering med Assently under Världens kväll för alla barn

Sedan 2008 har UNICEF arrangerat det årliga välgörenhets-eventet “Världens kväll för alla barn” och igår hölls årets arrangemang. Vi på Assently har den stora äran att tillhandahålla den e-signeringslösning som används när nya månadsgivare ska anmäla sig på UNICEFs webbplats.

Så registreras autogiromedgivandet för nya månadsgivare hos UNICEF:

  1. Tittaren fyller i ett formulär på unicef.se
  2. Uppgifterna genererar ett avtal för signering genom vårt API
  3. Besökaren dirigeras vidare till avtalssidan hos Assently
  4. Signering sker med touch, sms eller BankID
  5. Båda parterna erhåller en avtalskopia
  6. Processen är färdig och användaren är månadsgivare

flow-unicef

Vi på Assently arbetar hårt för att våra system ska kunna hantera allt fler besökare och vi kan stolt säga att vi har en vältestad och stabil infrastruktur för att hantera stora mängder användare samtidigt. Vårt löpande arbete med utvärdering och stresstester av systemen har visat på mätpunkter med en kapacitet på 12 avtal per sekund, strax över 40 000 avtal per timme.

Under galans höga tryck fick vi se tydliga resultat från våra förberedelser då vi kunde hjälpa UNICEF på vägen till vad som kom att bli fler än 28 000 nya månadsgivare. Som flest hade vi fler än 1 000 samtidiga besökare inne för signering och kunde då behålla samma korta svarstid som alltid. Produkten av vårt arbete och resultaten från Världens kväll för alla barn gör att vi nu kan försäkra våra kunder om en hög kvalitét och beprövade rutiner.

Har ni också stora volymer av signerade avtal eller har du frågor om hur Assentlys lösningar kan hjälpa er? – Kontakta gärna oss på 020-51 00 00 eller info@assently.com.

Inloggning med BankID och andra länders e-legitimationer

För inte så länge sedan fick jag ett meddelande till min digitala brevlåda, Kivra. Brevet kom med en glad nyhet från skatteverket – i år kunde jag få min skatteåterbäring innan påsk! Under de senaste åren har skatteverket successivt prövat BankID som legitimeringsmetod när privatpersoner deklarerat, och har genom detta kunnat korta ner ledtiderna för att betala ut skatt.

 

 

eID-blogg

 

Sedan 2007 är det i de flesta fall en självklarhet att kunder kan logga in med BankID hos sin bank, en inloggningsmetod som har kommit att bli möljig för andra organisationer att tillhandahålla. Fördelarna med att ha e-legitimering som inloggningsmetod är många, bland annat erbjuder lösningen en högre säkerhet för beställaren och dess användare än många andra metoder.

Sedan mitten av 2016 erbjuder vi, genom vår tjänst CoreID, våra kunder möjligheten att legitimera sina kunder genom e-legitimationer från Sverige, Finland, Norge och Danmark. CoreID tillåter identifiering med hjälp av e-legitimationer, som till exempelt Mobilt BankID, på samma sätt som bankerna och Skatteverket och går att konfigurera utefter varje unikt behov. Det går bland annat att bestämma om man vill att kunden ska kunna legitimera sig med e-legitimation från vilket nordiskt land som helst, eller ett enstaka.

Hör av dig till Fredrik om du har några frågor eller klicka här för att läsa mer om tjänsten!

Fredrik De Craene
fdc@assently.com
+46 735 11 56 38

Att komma igång med e-signering

Ändringen av en process kan vara skrämmande för vilket bolag som helst, oavsett storlek. I många fall är det inte bara arbetsrutiner som ska ändras, utan även befintliga system.

Detta är något som vi på Assently haft i åtanke för alla våra produkter, det ska vara enkelt att förbättra sina rutiner och effektivisera flöden. Därför kan ni på nolltid komma igång med Assently E-Sign!

Att gå från registrering till att dela sitt första dokument görs genom fyra enkla steg:

all-esign

 

Klicka här för att registrera ett testkonto!

5 fördelar med e-signering

Användande av e-signering kan underlätta på många sätt i organisationen. Vi har valt några av de fördelar som följer ett byte till digital avtalshantering.

Spårbarhet

När man skickar ett pappersavtal kan det var svårt att veta vart i processen avtalet befinner sig, att veta vilka som har signerat och vilka som inte signerat. Med digitala avtal kan man enkelt uppmärksamma och påminna de som ej signerat än.

Minskad administration och kortare ledtider

Genom att dela dokument digitalt med respektive part gör att man slipper onödigt administrativt arbete, man slipper allt från print till försändelser och arkivering. Dessutom innebär den blixtsnabba returen efter signering att ledtiderna minskas drastiskt.

Miljön i fokus

Att man spar på skogen är en självklar fördel med att använda digital dokumenthantering, och dessutom minskar mängden förorening då de traditionella distributionsmedel försvinner.

Lättåtkomligt

Man vet aldrig när man behöver leta fram ett gammalt avtal. Ett digitalt arkiv innebär att du enkelt kan söka reda på relevanta avtal på nolltid.

Hög säkerhet

E-signering följer alla relevanta lagar och regelverk som Signaturlagen och eIDAS. Tjänsten är gynnsam att använda sig av även inför kommande lagar och regelverk, bl a GDPR som träder i kraft under 2018. 

tour-e_sign-001

 

Klicka här för att registrera ett testkonto!

Nyhet! Nu även identifiering och inlogg med BankID

Vill du kunna styrka en persons identitet direkt över telefon, eller skapa inlogg till en hemsida på ett säkert och enkelt sätt? Nu kan du använda Assently för identifiering och inloggning med e-legitimation (ex. BankID) i Sverige, Norge, Danmark och Finland. Därmed kan allt det som en e-legitimation möjliggör samlas i en och samma tjänst.

  • Assently LiveID – Styrker en persons identitet på nolltid med hjälp av e-legitimation. Passar perfekt för exempelvis en kundtjänst som snabbt behöver få en säkerställd identitet på kunden. Nyckelfärdig tjänst.
  • Assently CoreID  – Skapa inlogg för era anställda eller kunder till din hemsida eller portal med hjälp av e-legitimation. Tjänsten är lätt att integrera i egna system.

newsletter-our_products-001

Utseende och branding kan anpassas helt eller delvis efter era behov. Assentlys tjänster kan användas i alla operativsystem och fungerar lika bra på samtliga enheter, oavsett om det är en mobiltelefon, dator eller surfplatta.

Enklare och säkrare än såhär blir det inte.

Kontakta oss så berättar vi mer!

E-signering för Välgörenhetsorganisationer

Den 6 februari hade branschorganisationen Frii ett frukostseminarium tillsammans med Assently där fokus låg på hur Assentlys tjänster kan bidra till att öka konverteringsgraden bland potentiella givare och effektivera arbetet för organisationerna. Albert Huth (försäljningschef), Malcolm Brandberg (säljare) och Isabella Nassaji (säljare) var där som representanter från Assently.

Förutom en kort presentation av Albert, talade även två av våra befintliga kunder, Water Aid och Läkare utan gränser, vid seminariet.

wateraid_logo

Water Aid använder idag Assently för att erbjuda sina nya givare möjligheten att signera direkt på webben. De uttryckte stor positivitet kring ökad effektivitet och konverteringsgrad. Tidigare skickade Water Aid ut fysiska blanketter för autogiromedgivanden och ett problem uppstod då månadsgivare inte fullföljde processen. Numera kan givare fylla i och skriva på autogiromedgivanden direkt på webben och slutföra medlemskapet på den enhet som används, både på desktop, mobil och surfplatta.

Tjänsten är integrerad på deras sida genom vårt API och kan ses via länken.

Lakareutangranser_Logo

När Läkare Utan Gränser signerar upp nya månadsgivare på stan använder de sig av Assently E-sign på surfplattor och kan därför enkelt slutföra förvärvet på plats utan något pappersarbete. För Läkare Utan Gränser är det uppskattat att tjänsten är så pass anpassningsbar som den är, och att de kan skräddarsy formatet utefter deras specifika behov.

Frii-2