Författare-arkiv: David Andersen

5 skillnader mellan PuL och GDPR

Personuppgiftslagen (PuL) har de flesta lite koll på eller i alla fall hört talas om. Den har funnits i Sverige sedan 1998 men ersätts senare i år av GDPR, närmare bestämt den 25:e maj. GDPR är i grunden en förordning och omfattar hela EU, vilket har inneburit att vissa skrivningar är lite ”luddiga”. I ganska stor omfattning är dock de båda väldigt lika, men i vissa fall skiljer de sig åt. Här är fem exempel som utgör skillnader mellan PuL och GDPR.

PuL GDPR

1. Den så kallade Missbruksregeln i PuL försvinner

I PuL finns ett undantag som handlar om ostrukturerade personuppgifter. Undantaget kallas ”missbruksregeln” och betyder i praktiken att personuppgifter i ostrukturerat material är ok så länge inte den personliga integriteten kränks. Ett exempel på missbruksregeln kan vara internetpublicering av personuppgifter i löpande text. Missbruksregeln försvinner med GDPR – all behandling av personuppgifter måste dokumenteras och ha ett tydligt ändamål.

(more…)

Webbinarium: Hur kan kundtjänster och telemarketers anpassa sig till GDPR

Ett problem för företag som bygger delar av sina kundrelationer via telefon, är att säkerställa identiteten på den man talar med. Det här är en verklighet för företag med kundtjänster, supportorganisationer eller callcenters där det är nödvändigt att verifiera identiteten hos den man talar med. Personalomsättningen är ofta stor i den här typen av verksamheter vilket gör att processer, rutiner och etablerade arbetssätt är avgörande för att säkra kvalitet och säkerhet. Etablerade arbetssätt och system vill man sällan ändra på utan har beskriven i instruktioner och processer. Problematiken med identitetsvalideringen under samtalen finns dock och detta måste hanteras på ett enkelt och säkert sätt – Hur kan man vara säker på att den som ringer in verkligen är den de utger sig för att vara?

Mobilt BankID

 

Tack vare mer kvalificerade valideringsprocesser kan man i sin kundkontakt erbjuda en högre säkerhet, men än finns det svagheter som kommer ställa till problem för de som inte är förberedda när GDPR skrider till verket. Det finns de företag hanterar personuppgifter på ett sätt som inte stämmer överens med de lagar som GDPR kommer med. Vissa tillåter fortfarande sina kunder ändra information över telefon genom att ange användarens personnummer eller annan personuppgift.

Allteftersom att e-legitimationer vuxit sig vanligare så har också verifikationsprocessen vid telefonkontakt börjat tagits på större allvar. Om man idag tillåter sina kunder legitimera sig med e-legitimation, så har de juridisk möjlighet att inte bara ändra kontoinformation, de kan också genomföra köp. I vårt utbud kring identifieringstjänster erbjuder vi lösningar som kan hjälpa till vid legitimering under telefonkontakter, så att ni kan vara helt säker på vem ni talar med.

Sedan problematiken blivit allt tydligare har det för oss blivit klart att svenska bolags efterfrågan av ett lättanvänt verktyg för legitimering med e-legitimationer vuxit sig större. Det är därför vi har tagit fram vår tjänst LiveID. Det går då ut på att handläggaren aktiverar verifieringsprocessen på distans och kunden legitimerar sig i sin telefon via Mobilt BankID.

Vill du veta mer?

Se vårt webinar nedan!

Grunden till E-Signering i butik

I föregående inlägg skrev jag om hur omständig processen för avtalssignering i butik kan vara och hur man kan göra den smidigare med digital avtalshantering. Idag tänkte jag att det kunde vara passande att gå lite mer på djupet och beskriva lite mer i detalj vad man kan göra, och vilken nytta det kan tillföra i er organisation.

Kort beskrivning av Assently Point of Sale

Genom Assently Point of Sale kan man ta vår e-signeringstjänst Assently E-Sign till butik. På så sätt kan era säljare eller representanter lägga upp ärenden/avtal, redigera innehållet på plats, och sedan signera direkt med kund. Därefter skickas en kopia på mejl till kunden och en digital kopia arkiveras åt er.

Möjligheter med e-signering i butik

georgie-cobbs-467923

 

Tjänsten tillåter dig skriva avtal med dina kunder elektroniskt, det betyder att du kan extrahera all information som omfattas av avtalet för att skicka till relevanta system. Vilken information som ni ska extrahera bestämmer ni själva, men det kan exempelvis vara:

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Mejladress
  • Kundnummer
  • Abonnemangsform
  • Kostnad
  • Bindingstid

En av styrkorna här är att man kan utefter regelverken styra vart informationen ska sparas och hanteras – för att på så sätt kunna följa alla relevanta förordningar (ex. GDPR).

Vad innebär tjänsten?

På ytan ses e-signering i butik som en process för att digitalisera en stor del av försäljningsprocessen för att slippa skriva ut avtal, och det kan vara spännande nog. Men det blir betydligt mer kittlande när man börjar utforska vidare möjligheter.

Det är busenkelt

Att komma igång med e-signering i butik är superenkelt. Vissa föreställer sig att det ska vara en lång och omständig process, men om man vill använda tjänsten som den är vid paketering, vilket räcker väldigt långt så kan man vara igång på några timmar.

Integrationsmjöjligheter

Att ha e-signering i butik, fritt från andra system är starkt nog. Om man dessutom kopplar på sina egna system så kan man ta funktionaliteten till helt nya nivåer. Om tjänsten har ett öppet API tillåts ni skräddarsy lösningen efter era behov. Vår tjänst Point of Sales har ett öppet API, det betyder att ni som kunder kan välja vilka system ni vill integrera tjänsten mot, och att ni kan plocka ut den information som ni själva vill. Vi har själva byggt lösningar som kopplas mot Microsoft Dynamics och Salesforce.

 

Så det stora steget att digitalisera avtalsprocesserna i butik, kanske inte var så stort som ni först trodde, utan snarare enklare och smidigare än vad det låter. Vill ni veta ännu mer om det hela, eller undrar om hur det skulle kunna se ut för er? Hör av er så berättar vi gärna om fler detaljer och användningsområden! 

E-signering tar steget ut i fysiska butiker

Senast jag tecknade ett privat mobilabonnemang skrevs det ut fyra olika alvtal, för tre olika syften, som jag sedan skulle skriva på. Det första var för abonnemanget i sig som skulle skickas till teleoperatören, det andra var försäkringsdokumentation som skickades till operatörens försäkringsbolag, det tredje var försäljarens kontrakt, och det sista var en kundkopia. Jag fick tillslut min telefon, men det var inte någon vidare smidig upplevelse.

Känner du på något vis igen detta som kund, så bör du veta hur jobbig processen kan vara för bolagen som ska registrera allting. Det omfattar ett arbete som oftast sköts manuellt och involverar flera parter.

Processen kan i vissa fall se ut såhär:

  • Köparen väljer operatör, abonnemangsform och telefon
  • Avtal och blanketter skrivs ut av säljaren
  • Köparen skriver på samtliga papper
  • Säljaren sorterar dokumenten och placerar dessa i “rätt” utgående brevlåda
  • Alla ”lådor” ska tömmas och avtalen ska levereras till respektive operatör
  • Operatören tar emot abonnemangsavtalet som processas manuellt av en handläggare,

Det är inte bara en tidskrävande process, utan risken för fel kan vara väldigt stor.

Varför en digital avtalshantering?

Assently Point of Sale

Efter att kunden signerar ett avtal i butik kan processen automatiseras, valet för vart informationen ska skickas ligger helt hos er som kunder.

Bland fördelarna med e-signaturer i butik finns bland annat dessa:

Säkerhet:

E-signeringsmetoderna har olika nivåer av säkerhet/pålitlighet. Av de olika som finns anses signering med e-legitimation oftast som säkrast. Förslagsvis användas detta för abonnemangsavtal. Processen ser dessutom till att endast relevant relevant information når repsektive part.

Ökad tillförlitlighet:

Mänskliga fel är svåra att eliminera helt och hållet. Fylls alla relevanta dokument i på rätt sätt? Skickas de till rätt ställe? Arkiveras dokumenten i enlighet med alla uppgiftslagar som finns? Ett automatiserat flöde kan hjälpa till att eliminera vissa fel bundna till den fysiska signaturen.

Förbättrad kundupplevelse:

Att säljarna i butik slipper ta fram/skriva ut relevanta dokument som ska skickas till olika enheter kan göra att kunderna upplever köpet som ganska långsamt och osmidigt. Därav kan digital hantering av dokumentationen göra butiksköpsprocesser mycket smidigare.

Så nästa gång du eller någon annan i din närhet ska köpa, eller rentav sälja en telefon, vore det inte skönt om det gick lite smidigare för alla?

E-signering och dokumenthantering för bostadsrättsföreningar

Sedan början av 2017 blev jag stolt suppleant i min bostadsrättsförenings styrelse, ett ansvar som jag tar på största allvar.

Som många andra före mig, har jag nu börjat se en svaghet i bostadsrättsstyrelser, den svagheten är långtidsminnet. Det tar inte många år innan man tappat viss information, t.ex. vad som sagts på olika granskningar. Den mest rimliga förklaringen till detta problem är att man byter styrelse relativt ofta. För er som inte har så mycket erfarenhet av styrelsearbeten, kan jag berätta att det inte är helt ovanligt med att sittande ledamöter byts ut relativt frekvent. Varje person sitter inte på sin position superlänge, det är ju trots allt ideellt arbete.

Självklart finns det positiva effekter som följer när man byter styrelse då coh då. Bl.a. får man in nya färska ögon och ny enerig. Däremot finns en klar nedsida, styrelsens minne förkortas varje gång någon byts ut. Eftersom att minnet är kort, är det desto viktigare att man har bra koll på dokument och hur man ska förvara dessa. I vår styrelse tycker jag att vår ordförande jämt och ständigt jobbar med att leta reda på underlag i gamla dokument. I denna kamp mot minne och mandatperioder tror inte jag att vi är ensamma.

För mig är detta ett problem som bara måste gå att lösa! Jag förstår självklart att det kan vara svårt för en förening med åtta styrelsemedlemmar att sätta en ny struktur för dokumentation som inte bara ska fungera för den sittande styrelsen, utan också kommande styrelser.

Nu har vi vågat ta klivet in i processen för att sätta struktur på dokumenthanteringen! Vi valde så klart att implementera Assently E-Sign hos oss och numer skickar vi ALLA dokument som ska signeras via Assentlys webbkontor och vi både slippa oroa oss för att vi tappar bort några viktiga dokument. Det är inte bara nya dokument som kommer arkiveras i webbhotellet, för att förenkla för kommande styrelser har vi valt att också arkivera gamla dokument digitalt. Något som sker allteftersom när vi behöver leta reda på något.

Assently Webbkontor

Nästa steg för oss är att arkivera historiska dokument och digitalisera dessa, så att när vi är klara kommer alla dokument gå att hitta i webbkontoret.

Om du vill läsa mer om Assently E-Sign, klicka här!

Assently CoreID hjälper Wrapp att expandera!

Om du jobbar i centrala Stockholm vet du, liksom jag, att en lunch enkelt sticker över hundringen. Är du då, som jag, rätt dålig på att ta med matlåda, springer månadskostnaden för luncher lätt iväg. Det får mig att minnas tiden då man klippte ut matkuponger eller hade stämpelkort i plånboken. Tack vare Wrapp är detta härliga fenomen äntligen tillbaka, fast digitalt och automatiserat såklart!

Wrapp har utvecklat en smart belöningsapp – en tjänst som möjliggör för butiker och restauranger att erbjuda sina kunder digitala stämpelkort, eller att kunderna rent av får pengar tillbaka på kontot omgående efter ett köp.  

”Wrapps belöningsapp innebär att användaren kopplar sitt betalkort till sitt Wrapp-konto, när han/hon sedan gör ett köp hos en av våra handlare registreras detta köp och man får Cash-Back direkt med en notis i mobilen.” Viktor Björk, Head of Banks, Cards and Payment Partners på Wrapp.

En utmaning som Wrapp har stött på tidigare var att kunna verifiera användarnas identiteter på ett säkert och tillförlitligt sätt.

”Säkerhetstänket är något som har kommit från att vi samarbetar med många banker, som självklart är extremt måna om att uppgifter berörande deras kunder hålls hemliga och säkra” – säger Viktor Björk.

Vill du veta hur Wrapp har lyckats möta kraven på säkerhet från Banker och andra partners?

Fyll i din mejladress så skickar vi information om hur Assently CoreID fungerar och hur produkten även kan hjälpa er verksamhet! 

 

Publicera era blanketter online

En hemsida är i många fall det första handskaket mellan blivande kund och leverantör. Vikten av att möta besökarnas förväntningar är stor och det är i många fall avgörande för om en besökare stannar kvar på sidan eller inte. Detsamma gäller för de interaktioner som besökaren väntas göra på hemsidan. Vår tjänst webbautomation hjälper våra kunder att publicera digitala PDFer för att underlätta arbetet inom organisationen, såväl som för besökarna.

För våra kunder har tjänsten gjort att de kunnat lägga resurser, som tidigare lagts på administrativt arbete, på annat. Detta tack vare att processen från att kunden fyller i och signerar en blankett till att dokumentet arkiveras i ett relevant system har automatiserats.

Webbautomation

Blanketter som skapats i webbkontoret kan ni enklast dela via en unik länk som genereras. Länken placeras sedan på er hemsida så att besökarna kan klicka in för att fylla i och granska blanketten, för att sedan signera via vår tjänst med touch-, e-legitimation eller SMS-signering. Ni väljer själva vilken metod som ska vara möjlig att signera med.

Web Office Assently

Om ni vill göra processen ännu enklare för besökarna, så kan ni på ett enkelt sätt integrera blanketterna på hemsidan. Detta betyder att besökaren ej behöver lämna hemsidan för att fylla i dokumentet.

Integrera en blankett

En blankett kan integreras på er hemsida på olika sätt, antingen kan ni använda er av den nyckelfärdiga lösningen Webbautomation som beskrivs ovan, eller så använder ni er av en API-integration.

Integrate Assently Form

På detta sätt fyller besökaren i fälten direkt på er hemsida via formulärfält. Informationen skickas i detta fall direkt till vårt system via API, vilket genererar en färdig blankett för signering.

Responsivitet

Självklart är det en responsiv lösning, så att besökare som använder surfplatta eller telefon kan fylla i, granska och signera oavsett typ av enhet.

Webbkontor Assently iPad

 

Vill du veta mer om hur webbautomation fungerar?

Kontakta oss gärna på +46 8 207 040

eller via info@assently.com

Enklare sätt att skriva anställningsavtal

De som känner till oss vet att vi levererar elektroniska signeringslösningar till våra kunder, däremot vet inte alla exakt hur man bäst kan effektivisera alla flöden. HR-avtal är endast ett område som vår lösning används för, och nu tänkte vi tipsa om hur smarta mallar kan hjälpa er att effektivisera HR-flödet.

Avtalsunika val

Oftast finns det något som är annorlunda mellan varje anställningsavtal, någon kanske behöver en bilaga som handlar om viss sekretessbelagd information, en annan kanske ska vara projektanställd. Vår lösning kallad Smarta Mallar tillåter er att sätta upp förbestämda val i webbkontoret som tillsammans bygger upp det avtal som är aktuellt för anställningen.

assently-smarta-mallar-02

Anpassningsbara fält

Förutom att man med Smarta Mallar kan lägga till valmöjligheten att ändra anställningsform, anställningsort, eventuella bilagor eller annat så kan man också göra delar av avtalen anpassningsbara. Till exempel startdatum för anställningen vilket kan visas som en kalender vid interaktion, eller personnummer som kontrollerar så att korrekt format angetts. Även fält som ska återkomma i dokumentet kan anges, till exempel namn eller titel.

assently-smarta-mallar-03

Om du vill tala med någon om vår lösning Smarta Mallar så är ni välkomna att mejla oss på info@assently.com.

E-Signering med Assently under Världens kväll för alla barn

Sedan 2008 har UNICEF arrangerat det årliga välgörenhets-eventet “Världens kväll för alla barn” och igår hölls årets arrangemang. Vi på Assently har den stora äran att tillhandahålla den e-signeringslösning som används när nya månadsgivare ska anmäla sig på UNICEFs webbplats.

Så registreras autogiromedgivandet för nya månadsgivare hos UNICEF:

  1. Tittaren fyller i ett formulär på unicef.se
  2. Uppgifterna genererar ett avtal för signering genom vårt API
  3. Besökaren dirigeras vidare till avtalssidan hos Assently
  4. Signering sker med touch, sms eller BankID
  5. Båda parterna erhåller en avtalskopia
  6. Processen är färdig och användaren är månadsgivare

flow-unicef

Vi på Assently arbetar hårt för att våra system ska kunna hantera allt fler besökare och vi kan stolt säga att vi har en vältestad och stabil infrastruktur för att hantera stora mängder användare samtidigt. Vårt löpande arbete med utvärdering och stresstester av systemen har visat på mätpunkter med en kapacitet på 12 avtal per sekund, strax över 40 000 avtal per timme.

Under galans höga tryck fick vi se tydliga resultat från våra förberedelser då vi kunde hjälpa UNICEF på vägen till vad som kom att bli fler än 28 000 nya månadsgivare. Som flest hade vi fler än 1 000 samtidiga besökare inne för signering och kunde då behålla samma korta svarstid som alltid. Produkten av vårt arbete och resultaten från Världens kväll för alla barn gör att vi nu kan försäkra våra kunder om en hög kvalitét och beprövade rutiner.

Har ni också stora volymer av signerade avtal eller har du frågor om hur Assentlys lösningar kan hjälpa er? – Kontakta gärna oss på 020-51 00 00 eller info@assently.com.

Inloggning med BankID och andra länders e-legitimationer

För inte så länge sedan fick jag ett meddelande till min digitala brevlåda, Kivra. Brevet kom med en glad nyhet från skatteverket – i år kunde jag få min skatteåterbäring innan påsk! Under de senaste åren har skatteverket successivt prövat BankID som legitimeringsmetod när privatpersoner deklarerat, och har genom detta kunnat korta ner ledtiderna för att betala ut skatt.

 

 

eID-blogg

 

Sedan 2007 är det i de flesta fall en självklarhet att kunder kan logga in med BankID hos sin bank, en inloggningsmetod som har kommit att bli möljig för andra organisationer att tillhandahålla. Fördelarna med att ha e-legitimering som inloggningsmetod är många, bland annat erbjuder lösningen en högre säkerhet för beställaren och dess användare än många andra metoder.

Sedan mitten av 2016 erbjuder vi, genom vår tjänst CoreID, våra kunder möjligheten att legitimera sina kunder genom e-legitimationer från Sverige, Finland, Norge och Danmark. CoreID tillåter identifiering med hjälp av e-legitimationer, som till exempelt Mobilt BankID, på samma sätt som bankerna och Skatteverket och går att konfigurera utefter varje unikt behov. Det går bland annat att bestämma om man vill att kunden ska kunna legitimera sig med e-legitimation från vilket nordiskt land som helst, eller ett enstaka.

Hör av dig till Fredrik om du har några frågor eller klicka här för att läsa mer om tjänsten!

Fredrik De Craene
fdc@assently.com
+46 735 11 56 38