Ett e-arkiv är en katalog eller databas där all information inom ett visst område lagras digitalt, istället för att sparas i fysiska mappar, dokumentsamlare och arkivskåp. Ett digitalt arkiv kan i sin enklaste form vara en mapp på en dator, men består med fördel av säkra servrar och ett lättanvänt gränssnitt med tydligt uppmärkta kataloger och filer.
I det digitala arkivet kan alla dokument märkas upp med nödvändig information, för att göra dem sökbara i efterhand, så att du lätt hittar alla dokument i ett visst ärende, eller allt material från en viss tidsperiod.
För alla verksamheter som arbetar med fysiska dokument och papper innebär digitalisering en stor omställning i hur man arbetar, men det innebär också att säkra material och information för framtiden, och att långsiktigt effektivisera och förenkla arbetet. Läs mer i vår artikel om digitalisering och dess fördelar.
Ett första steg i att upprätta ett digitalt arkiv är att digitalisera era existerande banketter och dokument, för att göra dem sök- och indexerbara. Läs mer i vår artikel om att skapa digitala blanketter för att lättare hantera dem och lagra i ett digitalt arkiv.
För att vidare effektivisera och säkerställa att även nya avtal och dokument digitaliseras, kan de signeras digitalt med hjälp av BankID eller annan elektronisk legitimation. Med Assently E-Sign, vår tjänst för digitala underskrifter och e-signaturer, är det enkelt att lagra alla dokument i vårt digitala arkiv, Webbkontoret. Det digitala arkivet samlar alla underskrifter och dokument på samma ställe, och det är enkelt att söka och följa upp ärenden i efterhand.
Är du intresserad av att höra mer om hur Assentlys tjänster kan hjälpa er i arbetet med digitala arkiv och elektronisk signering?
